การประชุมที่มีประสิทธิภาพให้น้ำหนักไปที่โอกาสมากกว่าปัญหา

การประชุมที่มีประสิทธิภาพให้น้ำหนักไปที่โอกาสมากกว่าปัญหา

การประชุมเป็นกิจกรรมสำคัญที่ขับเคลื่อนกลยุทธ์และสร้างความเข้าใจให้ทุกคนในบริษัทไปในทิศทางเดียวกัน


ความท้าทายคือจะทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าเราจะประชุมออนไลน์หรือจะประชุมกันแบบพบหน้ากัน (Face to Face)

เราก็ต้อง make sure ว่าการประชุมจะต้องมีประสิทธิภาพ


การประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สามารถนำไปใช้ได้เลยก็คือ “on off in out”


on >> on time คือ ประชุมให้ตรงเวลา นัดหมายเวลาเก้าโมงตรง ก็ควรเข้าร่วมก่อนเวลาอย่างน้อย 5-10 นาที

เตรียมความพร้อม มีข้อมูลครบถ้วน


 off >> off track คือ make sure ว่าเวลาประชุมแล้วปิดมือถือหรือเปิดสั่นและโฟกัสกับ agenda ของการประชุม

เพื่อให้ทุกคนไม่ถูก distract หรือว่าวอกแวก


อยากให้ผู้นำการประชุมมั่นใจว่าการประชุมเกี่ยวข้องกับทุกๆคน และทุกเนื้อหาการประชุมเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ

เช่น วันนี้จะมาหารือ วันนี้จะมาระดมสมอง ต้องชัดเจน และเน้น two way communication เสมอ


in >> in with agenda อยากให้เริ่มต้นด้วย agenda เสมอ และ agenda ที่จะประชุมร่วมกันควรจะแจกหรือแจ้งล่วงหน้า

เพื่อให้ทุกคนทราบว่าการประชุมประชุมเกี่ยวกับอะไรบ้าง และอาจจะวงเล็บว่า agenda นี้ใครรับผิดชอบอะไรบ้าง

เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการประชุม


เชื่อหรือไม่ว่าหลายบริษัทไม่ได้เริ่มต้นด้วย agenda แต่เริ่มต้นด้วย “วันน้พวกเรามีอะไรจะมาคุยกัน มีอะไรจะมาหารือกันบ้าง” ซึ่งมันก็ไม่ค่อยดีสักเท่าไหร่


Out >> out with solution คืออยากจะให้การประชุมจบแบบแจ่มๆ ประชุมที่ดีต้อง out with solution ถ้ามีเรื่องที่ต้องตัดสินใจ 10 เรื่อง

อย่างน้อยครึ่งหนึ่งคุณต้องกล้าตัดสินใจ ผู้นำต้องกล้าตัดสินใจเพื่อให้เดินหน้าต่อ ไม่เป็น Bottom Neck


นอกจากนี้ สิ่งสำคัญมากๆคือการประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องให้น้ำหนักไปที่การพูดคุยถึงโอกาสมากกว่าปัญหา


แม้แต่ปรจารย์ Peter Drucker ยังกล่าวไว้ว่า “ถ้าคุณจะให้น้ำหนักการประชุมส่วนใหญ่เป็นเรื่องการแก้ปัญหา มันจะแค่ prevent damage

ก็คือป้องกันความเสียหาย แต่มันไม่ได้ create growth คือ สร้างการเติบโต แปลว่าถ้าเราอยากจะประสบความสำเร็จในธุรกิจ เวลาประชุมเน้นเรื่องน้ำหนัก

โอกาส Opportunity ให้มากกว่าปัญหา”


ตัวอย่างเช่นองค์กรมีโอกาสอะไรที่จะพัฒนาคนที่เก่งอยู่แล้วให้เก่งยิ่งขึ้น มีโอกาสทางธุรกิจอะไรบ้างที่เป็นน่านน้ำใหม่ๆที่เราควรจะไป


ถ้าเราใช้เวลาในการประชุมเน้นในเรื่องการหาโอกาส แน่นอนบริษัทก็มีโอกาสที่จะขยับและเติบโตไป แต่ถ้าเน้นคุยแต่ปัญหาอันนี้ก็อาจหยุดอยู่กับที่และไม่ได้ก้าวหน้าไปไหน


ดร.ชัยพัชร์

DeOne Group

PAGE TOP
CONTACT
กรุณาใส่อีเมล์ เพื่อติดตามข่าวสารจากทางเรา