6 เหตุผลที่การสื่อสารล้มเหลวในองค์กร

6 เหตุผลที่การสื่อสารล้มเหลวในองค์กร

นอกจากการสื่อสารกับลูกค้าซึ่งเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมากแล้ว การสื่อสารภายในองค์กรเองก็เป็นสิ่งสำคัญมากเช่นกัน
เพราะจะช่วยทำให้พนักงานเกิดความเข้าใจในเป้าหมาย กลยุทธ์ ค่านิยม
ความเชื่อ ทัศนคติและพฤติกรรม เป็นไปในแนวทางที่องค์กรคาดหวัง

อย่างไรก็ตาม พวกเราทราบไหมว่าการสื่อสารภายในองค์กรมักจะไม่ค่อยมีประสิทธิภาพและบ่อยครั้งที่ล้มเหลวกันเลยทีเดียว
ดร.ชัยพัชร์ เลิศรักษ์ทวีกุล Chief Executive Officer & Founder - DeOne Academy สถาบันพัฒนาภาวะผู้นำและพัฒนาธุรกิจ
ได้เล่าให้ฟังถึงสาเหตุหลักที่ทำให้การสื่อสารในองค์กรล้มเหลวเสมอและแนวทางในการแก้ไขป้องกัน

1. สื่อสารแต่สารไม่ถึง

ในหลาย ๆ ครั้ง การสื่อสารในรูปแบบ Top-Down เช่น นโยบายต่างๆ จากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร
ผ่านผู้บริหารตามสายการบังคับบัญชาหลายระดับนั้น ไม่สามารถสื่อสาร Key Message ไปยังพนักงานระดับปฏิบัติการได้ครบถ้วน
หรือการสื่อสารแบบ Bottom-Up ที่เป็นการสื่อสารจากพนักงานระดับปฏิบัติการ ไม่สามารถส่งต่อไปถึงผู้บริหารระดับสูงได้
เนื่องจากการที่ข้อความต้องส่งผ่านสายการบังคับบัญชาหลายระดับชั้น ทำให้สารที่สื่อไปนั้นมีความคลาดเคลื่อน
หรือไม่ตรงกับความเป็นจริง อีกทั้งการสื่อสารแบบ Cross Functional Communication ระหว่างส่วนงานต่าง ๆ
ก็มีความเป็นไปได้ที่จะสูญหาย เช่น ปัญหาที่ทางส่วนงานขายได้รับจากลูกค้า ที่ไม่สามารถสื่อสารไปถึงส่วนงานที่เกี่ยวข้อง
ที่ต้องเป็นผู้ดำเนินการแก้ไขปัญหา อาจทำให้ปัญหานั้นไม่ได้รับการแก้ไข หรือแก้ไขช้าเกิดกว่าที่ลูกค้าต้องการได้

เหตุการณ์เช่นนี้จะไม่เกิดขึ้น ถ้าผู้นำองค์กรหรือผู้ส่งสารมีการวางแผนการสื่อสารที่ชัดเจน
มีการเน้นย้ำใน Key Message ที่ต้องการสื่อเพื่อให้ผู้บริหารที่รับนโยบายรับรู้และตระหนักถึงความสำคัญ
ของสิ่งที่ต้องสื่อสารต่อไปยังพนักงานระดับปฏิบัติการ

2. สื่อสารแต่ไม่เข้าใจ

การสื่อสารที่ใช้ศัพท์เทคนิคมากเกินไป หรือการพูดไทยคำอังกฤษคำ อาจจะทำให้ทีมงานหรือผู้รับสารไม่เข้าใจในสิ่งที่เราต้องการสื่อ
หรือเข้าใจเพียงบางส่วน ซึ่งทำให้การสื่อสารที่เราต้องการไม่ประสบความสำเร็จ

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดความไม่เข้าใจนี้ เราควรวิเคราะห์ผู้ฟัง ว่ามีความเข้าใจในเรื่องที่ต้องการสื่อนั้นมากน้อยเพียงใด
เพื่อที่จะสามารถเลือกรูปแบบการใช้ภาษาที่เหมาะสมที่สุดในการสื่อสารกับทีมงาน และควรมีการทบทวนความเข้าใจ
ในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร เพื่อให้แน่ใจว่า เขาเข้าใจสิ่งที่เราสื่อไปอย่างครบถ้วน

3. ไม่มีการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา

วัฒนธรรมองค์กรส่วนใหญ่ในประเทศไทย มักจะหลักเลี่ยงการนำปัญหาที่เกิดขึ้นมาพูดคุยปรึกษากันอย่างตรงไปตรงมา
เพราะเกรงอกเกรงใจกัน กลัวว่าจะกระทบความสัมพันธ์อันดีภายในทีมจนทำให้ปัญหาเล็กน้อย
กลายเป็นปัญหาใหญ่ ที่สร้างผลกระทบและยากที่จะจัดการแก้ไข

เราควรต้องสร้างบรรยากาศการแสดงความคิดเห็นในองค์กร เพื่อให้เกิดการสื่อสารปัญหาอย่างตรงไปตรงมา
และร่วมมือกันในการหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

4. สื่อสารไม่ครบถ้วน ขาดความชัดเจน

การสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน การสื่อสารที่ใช้ภาษาที่เป็นศัพท์เทคนิคเฉพาะก็เป็นอีกสาเหตุที่การสื่อสารในองค์กรล้มเหลว
เพราะทำให้พนักงานสับสน เข้าใจคลาดเคลื่อน และนำไปสู่การปฏิบัติงานที่ผิดพลาดได้

ในการสื่อสารใด ๆ ให้กับพนักงานหรือทีมงานนั้น เราควรต้องตรวจสอบความเข้าใจ เพื่อสร้างความมั่นใจว่า
เขารับข้อมูลไปนั้น มีความเข้าใจในทางเดียวกัน และเป็นการให้เราได้มีโอกาสชี้แจงและอธิบายเพิ่มเติมได้

5. สื่อสารทางเดียว ไม่เปิดให้มีส่วนร่วม

ปัญหานี้ส่วนมากจะเกิดขึ้นในการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ซึ่งมักจะป็นการสื่อสารแบบแจ้งให้ทราบและปฏิบัติตาม
โดยไม่ได้ทบทวนว่าพนักงานเข้าใจคำสั่งแหรือแนวทางที่ผู้บริหารต้องการสื่อสารมากน้อยแค่ไหน
ซึ่งก็เป็นสาเหตุหลักประการนึงที่ทำให้องค์กรไม่สามารถขับเคลื่อนไปยังเป้าหมายที่ต้องการได้

เราควรต้องมีการเปิดโอกาสให้พนักงานมีได้แสดงความคิดเห็นต่อนโยบาย แนวทางปฏิบัติ หรือเป้าหมายขององค์กร
เพื่อเป็นการสร้างความมีส่วนร่วมจากพนักงาน เพื่อให้เป็นแรงผลักดันที่สำคัญให้องค์กรสามารถไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้

6. เลือกช่องทางการสื่อสารที่ไม่เหมาะสม

จริงๆแล้วการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในองค์กร ก็มีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มช่องทางการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
อย่างไรก็ตามการเลือกช่องทางการสื่อสารก็ต้องเลือกให้เหมาะสมกับสถานการณ์ด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการสื่อสารกับพนักงานในเรื่องนโยบายสำคัญ
แต่เรากลับเลือกการส่งอีเมลแทนการเรียกประชุมเพื่อสร้างความเข้าใจ และการมีส่วนร่วม
การสื่อสารผ่านการส่งอีเมลนั้นอาจทำให้นโยบายนั้นลดความสำคัญลงไปเลย

เราควรจะต้องมีการวางแผนช่องทางการสื่อสารให้เหมาะกับสิ่งที่เราต้องการสื่อให้ทีมงาน
อีกทั้งต้องวิเคราะห์ทีมงานของเราด้วยว่ามีความสนใจในการรับสื่อจากช่องทางใดบ้าง
เพื่อให้การสื่อสารในเรื่องต่าง ๆ สามารถเข้าถึงทีมงาน และสร้างให้ทีมงานเห็นความสำคัญ
ของสิ่งที่องค์กรต้องการให้เขาปฏิบัติเพื่อเป้าหมายขององค์กรได้

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ พอจะเห็นภาพสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้การสื่อสารในองค์กรของเราล้มเหลวกันบ้างมั้ยครับ
อ่านแล้วเชื่อว่าพวกเราคงมองเห็นประโยชน์และพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้เหตุการณ์เหล่านี้เกิดในองค์กรของเรากันนะครับ
ส่วนหนึ่งของการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพมาจากการสื่อสารในการทำงานที่ไม่ดีพอ
เราได้เห็นกันอยู่บ่อย ๆ ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นจากการสื่อสารล้มเหลว สามารถสร้างความเสียหายให้กับส่วนงานต่าง ๆ
รวมถึงองค์กรด้วย อย่าลืมนะครับ เราจะต้องพยายามสร้างให้เกิดการสื่อสารที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ
เพื่อทำให้เราสามารถสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงานทั้งหมดในองค์กร เพื่อพัฒนาให้องค์กรเติบโตไปข้างหน้าต่อไป

หากท่านต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับการใช้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
สามารถกด Follow และ Like Page เพื่อไม่พลาดข้อมูลดี ๆ เพิ่มเติม นะครับ
และหากท่านต้องการพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำของท่านให้แกร่งมากขึ้น ท่านสามารถติดต่อรายละเอียดได้ที่ DeOne Academy ครับ

เว็บไซต์: https://www.deoneacademy.com/th/inhouse
โทร: 062-284-9491, 098-424-5241, 089-515-8558

PAGE TOP
CONTACT
กรุณาใส่อีเมล์ เพื่อติดตามข่าวสารจากทางเรา